Public visé:
Tout_e_s salarié_e_s, dont animateurs/trices,... intéressé_e_s par ces compétences de bien être au travail et de gestion du temps des salarié_e_s, au quotidien dans leur activité.
Objectif :
Être capable de définir des priorités ; être capable de s’organiser et d’anticiper. Être capable de réduire le stress lié à la gestion du temps. Être capable de limiter les pertes de temps dans son travail. Être capable de favoriser/d’entretenir de son côté les conditions du bien être au travail.
Enjeux :
Les animateurs_trices et salarié_e_s d’organisations souhaitent améliorer leur gestion du temps professionnel, notamment en définissant mieux les priorités et en améliorant l’organisation du travail, pour leur bien-être au quotidien.
Pre-requis :
Aucun pré-requis nécessaire
Contenu :
09h
Présentation de la formatrice, règles pour travailler ensemble
Tour de table : chacun a 1-2 mn pour se présenter (poste) et dire pourquoi il/elle est là.
Contenu de la journée : gestion du temps sur l’année, la semaine, la journée...
Gagner du temps (faire plus et mieux), et aussi (surtout ?) faire mieux et moins vite…
Le temps est une notion élastique, subjective… on en parlera aussi !
9h50 rapport au Temps
Radar puis questions de recentrage : travail seul puis en binômes puis restitution :
- comment je me sens dans mon travail ? : donner des mots de ressentis
- qu’est ce que ça me fait de voir tous ces mots de ressentis ?
- quand je suis débordé, qu’est ce que j’ai tendance à faire ?
- ai-je déjà remarqué des symptômes de stress chez moi ?
- est-ce que ma charge de travail me convient ?
- est-ce que je m’ennuie au travail, les défis sont-ils à la hauteur de mes envies ?
- est-ce que j’ai parfois l’impression d’aller au-delà de mes limites, et si oui ça me fait
quoi ? ça se traduit comment ?
- est-ce que je dis souvent que je suis débordé-e ? fatigué-e ?
- que se passera-t-il si rien ne change ?
Débriefing (préciser) et apport sur le rapport au temps / le rapport aux autres
10h30 Limiter la surcharge de travail
Solutions organisationnelles :
Feuilles de mission
1. Chacun écrit sa feuille, à partir du cadre donné à titre indicatif (max 10mn)
2. En 4 sous-groupes de 3-4 : chacun lit les feuilles des autres, puis commentaires sur
chaque feuille, puis le groupe choisit une feuille avec une question à traiter (un
animateur, au moins gardien du temps, pour chaque groupe) 15 mn
3. Chaque sous-groupe présente une feuille + 1 question à tous. 5 mn
4. On traite les 3 - 4 questions (1 h)
Éléments à traiter :
- Savoir dire la cohérence de son poste, la mission principale
- Savoir proposer aux administrateurs un arbitrage pour diminuer son temps de travail
(jeu de rôle)
- Enregistrer son temps de travail : pourquoi, comment ?
- Temps nécessaire à la vie associative
Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour lâcher ce qui
est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus d’informations
intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend toujours autant de temps
de lire un livre.
Fixer des contraintes horaires
- Ex : piscine à 18h…
Solutions émotionnelles :
S’arrêter 1 minute par heure
- Moment présent, porter son attention à ce qui est fait
Se donner de la satisfaction
- Contentement = repos, insatisfaction = fatigue.
-
Le contentement arrive quand on achève quelque chose, et pour arriver à cela, il faut
lâcher le reste, et placer son attention sur ce qui amène le contentement, pas sur
tout ce que l’on n’a pas fait.
Il n’y a aucun problème à lâcher ce qui est inutile, mais il faut du courage pour
lâcher ce qui est utile, important, intéressant. Nous avons accès à de plus en plus
d’informations intéressantes, à de plus en plus d’actions possibles, mais ça prend
toujours autant de temps de lire un livre.
Solutions techniques :
Outils de maîtrise du temps. Mais ça ne sert à rien si c’est pour pouvoir faire plus de choses !
12h30 - 13h30 Déjeuner puis reprise
13h30 Prioriser à moyen terme (jours et semaines à venir)
1. Rétroplanning
Faire ensemble un rétroplanning. Pas de recette, une vigilance : aller dans le détail.
2. Des listes…
a. Pour gérer le stress
b. Pour organiser sa semaine/ journée : toujours la veille !
c. En listes de courses, en blocs ou en mind map
3. L’urgent et l’important : matrice d’Eisenhower.
A partir de ce diagramme, poser d’abord l’urgent et l’important, puis l’imp non-urgent etc.
4. Organiser sa semaine
Règle du tiers vide. Outil : tableau ou agenda
5. Organiser sa journée
S’aider du diagramme, repérer son rythme biologique.
Qq trucs :
- Demain soir je serai satisfait si j’ai fait… Ni trop, ni trop peu…
(faire le planning la veille au soir).
- déléguer : être clair sur la mission, les objectifs, le suivi
- ce que je reporte tout le temps : 5’ puis 5’ puis 1h
15h : Les voleurs de temps
Identifiez vos voleurs de temps internes et externes. Faire la liste puis échanges : comment
faire pour les limiter ?
Les courriels : on peut agir sur les aspects techniques (je crée des boîtes avec des redistributions
automatiques), organisationnels (je les regarde trois fois par jour), émotionnels (j’évite d’utiliser les
mails pour ne pas aller voir des dossiers compliqués, j’évite de répondre dans l’immédiat aux mails
qui me provoquent de l’émotion : agacement…).
Churchill : passé un certain délai, un problème dont on ne s’est pas occupés est à moitié résolu.
16h15 : les petites voix (ou « savoir dire non » ?)
Les petites voix : test
Le temps et la mort…
Lâcher prise
17h – bilan et évaluation de la journée de formation
Questions des participants, Échanges et Évaluation de la journée
Discussions et échanges sur la formation abordée par les participant(e)s
Réflexion sur l’utilisation des acquis de la journée sur le territoire par les salarié(e)s
animateurs du réseau
Évaluation de la formation (quiz/étude de cas, autoévaluation et de satisfaction) et
perspectives de nouvelles actions de formation.
17h30 Fin de la formation
